Czy warto zlecać wykonywanie zadań płacowych zewnętrznemu podmiotowi? Outsourcing płac

Zadania płacowe, jak naliczanie wynagrodzeń i przygotowywanie różnego typu dokumentów dla pracowników i organów zewnętrznych, można zlecić zewnętrznej firmie. Sprawia to, że nie trzeba tworzyć odrębnego działu do wykonywania tych zadań ani szkolić pracowników. Payroll to oszczędność pieniędzy.

C: Powierzenie zadań płacowych zewnętrznemu podmiotowi to outsourcing płac lub inaczej payroll. Zakres usługi ustalany jest zwykle indywidualnie wedle potrzeb korzystającej z payrollu firmy. Outsourcing jest jednym z narzędzi nowoczesnego biznesu.

Jakie zadania płacowe można zlecić zewnętrznej firmie i jak tę firmę wybrać?

Podstawą usług płacowych jest naliczanie wynagrodzeń i niezbędnych potrąceń, m.in. do ZUS-u i US. Oprócz tego firma zlecająca zadania płacowe zewnętrznemu podmiotowi może liczyć  na przygotowanie dokumentów związanych z wynagrodzeniem, takich jak druki ZUS RMUA, ZUS IMIR, zaświadczenia o wynagrodzeniu czy deklaracje podatkowe.

Firma zajmująca się outsourcingiem płac przygotowuje też deklaracje do ZUS, US i PFRON, rozlicza świadczenia z ubezpieczenia społecznego i zapewnia wsparcie w razie kontroli ze strony instytucji zewnętrznych oraz współpracuje z audytorami wewnętrznymi. Najlepsze firmy outsourcingowe mogą oferować jeszcze szerszy zakres usług.

Wybór podmiotu do wykonywania zadań płacowych powinien być poprzedzony researchem. Najlepiej korzystać z usług firm z wieloletnim doświadczeniem, które specjalizują się w outsourcingu płacowym i kadrowym. Do tej grupy należy m.in. Contract Administration.

Korzyści z usługi payroll dla pracodawcy i pracowników

Zlecając zadania płacowe zewnętrznej firmie ma się pewność, że zostaną one wykonane zgodnie z prawem, obowiązującymi standardami i na czas. Terminowo i rzetelnie wykonywane zadania płacowe dają komfort pracodawcy, który nie musi martwić się o pilnowanie terminów czy zgodność z prawem naliczania wynagrodzeń lub generowania dokumentów związanych z płacami. Zaletą payrollu dla pracowników jest z kolei łatwy i szybki dostęp do niezbędnych dokumentów związanych z płacami i zatrudnieniem.

Outsourcing płac daje dostęp nie tylko do wiedzy i doświadczenia ekspertów w dziedzinie kadr i płac, ale także do nowoczesnych narzędzi ułatwiających prowadzenie biznesu. Payroll zapewnia również większą kontrolę nad wydatkami firmy.

Korzystanie z outsourcingu płac jest wygodne i bezpieczne – część odpowiedzialności przenosi się na zewnętrzny podmiot, a powierzone dane są przechowywane i przetwarzane zgodnie z prawem i obowiązującymi standardami bezpieczeństwa.